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18 mars 2020

Télétravail : Comment maintenir le lien avec vos équipes ?

Étant annoncé comme une mesure incontournable pour lutter contre la diffusion du coronavirus en limitant les contacts physiques, le télétravail est devenu la règle impérative pour tous les postes qui le permettent. Dans son étude publiée le 4 novembre 2019, la DARES indiquait que le télétravail régulier était une pratique encore peu répandue. En 2017, seuls 3 % des salariés le pratiquaient au moins un jour par semaine. Les ordonnances Macron ont peut-être permis d’améliorer ce chiffre en facilitant l’accès. Mais nous sommes encore très loin de la situation actuelle de télétravail en remote (100% en télétravail) engendrée par l’épidémie.

Il est également évident que très peu d’entreprises ont pu se préparer à cette situation. Si le télétravail est largement plébiscité par les salariés (65%) car il favorise l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle, mal cadré, il en devient contre-productif.

Dans son étude, la DARES montre que le télétravail conduit non seulement à une réduction des possibilités de coopération mais également à l’isolement des collaborateurs et une déperdition de l’information (plus le collaborateur est isolé physiquement du reste de l’équipe, moins les informations nécessaires à l’accomplissement de sa mission sont accessibles). Et dans le contexte actuel, il faut ajouter à cela le confinement total et la perte de lien avec l’extérieur !

Pour le bien-être de vos collaborateurs et par extension pour celui de votre structure, il apparaît essentiel de trouver une organisation et des solutions permettant de maintenir le lien social et le travail :

1. Fixez un cadre

Il est important d’échanger avec vos collaborateurs et de partager le cadre dans lequel le dispositif s’inscrit, comme par exemple les plages horaires d’accessibilité. Faire du télétravail, ce n’est pas être joignable 24H/24H ! De plus, il est essentiel de faire la distinction entre être joignable et être instantanément joignable !

Prévoyez en amont avec vos collaborateurs les moments où vous devez faire le point. Statistiquement, les télétravailleurs travaillent davantage en « débordement » c’est-à-dire le soir et le week-end. Phénomène qui s’accentue forcément avec la fermeture des établissements scolaires ! Il est important de le prendre en compte le contexte dans le cadre.

Pensez également à inciter vos collaborateurs à faire des pauses ! « Au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative » comme disait si bien Ivan Illich !

Définissez précisément avec eux vos attendus, les modalités d’évaluation de la charge de travail, les modalités de compte rendu et de liaison avec l’entreprise, etc…

2. Faites confiance !

Qui dit télétravail, dit plus de liberté et plus grande autonomie. Là où l’on pourrait penser « Mon collaborateur est plus libre et autonome, mais qu’est-ce qui me garantit qu’il travaille ? », une étude de l’Observatoire du télétravail, des conditions de travail et de l’ergostressie (stress induit par l’utilisation des nouvelles technologies) démontre que 57% des collaborateurs travaillent davantage en situation de télétravail.

Il est temps de sortir du contrôle et du présentéisme pour faire place à une collaboration basée sur la confiance ! Porter un regard bienveillant sur le travail réalisé va permettre au collaborateur d’évoluer en sécurité dans son activité, de se faire confiance, de se sentir responsable et de gagner en autonomie !

3. Utilisez des outils collaboratifs

Pour limiter les blocages, faciliter l’accès à l’information et communiquer de manière plus fluide, il existe aujourd’hui de nombreux outils collaboratifs qui vous permettent de répondre aux différents besoins de vos collaborateurs.

Tout le monde connait les plateformes pour réaliser des visioconférences, mais il existe également des plateformes qui permettent de faire de la gestion de projet en ligne ou encore de créer des groupes de discussion !

3. Recréez le lien social

Il s’agit du point le plus important dans cette période, il y a tout à inventer ! Voici une liste de choses auxquelles nous avons pensé, mais j’imagine qu’il en existe plein d’autres, alors n’hésitez pas à nous les partager :

– Saluer les équipes tous les matins via la messagerie : vous marquez ainsi votre présence ! Votre collaborateur sait qu’en cas de besoin, vous êtes présent et prêt à l’écouter.

– Faire des pauses café « virtuelles » : qui oserait me contredire sur l’importance de la pause café ? Elle favorise aussi bien l’efficacité et le bien-être au travail que la créativité et le renforcement des liens sociaux ! On y parle vie perso mais également pro. Je ne compte pas le nombre de problèmes que j’ai pu résoudre pendant la pause café !

– Organiser des réunions d’équipe une à plusieurs fois par semaine : l’organisation de réunions d’équipes à date et heure fixe permet de maintenir la dynamique de groupe, de percevoir l’esprit de l’équipe et d’être attentif aux besoins des collaborateurs.

– Préparer vos réunions : la préparation des réunions virtuelles nécessite autant de soins que celle des réunions physiques (voir même plus) ! Identifiez au préalable et communiquez le contenu (Objectif, déroulé…), ainsi que le format/forme (durée) de la réunion pour préparer vos collaborateurs en amont au sujet de la réunion.

– Prendre la météo de vos collaborateurs : vous ne les avez pas croisés ce matin, vous ne savez donc pas dans quel état d’esprit ils se trouvent (surtout en cette période de confinement). Cela permet de prendre de leurs nouvelles et potentiellement de détendre un peu l’atmosphère pour une meilleure réunion !

– Imaginer des « icebreakers » virtuels pour bien commencer la semaine : ils vont permettre de détendre l’atmosphère et créer et/ou maintenir le lien.

Et vous, quelles sont vos astuces pour maintenir le lien social et développer davantage l’esprit d’équipe en période de télétravail ?